El cuidado infantil importa (Child Care Counts): Programa de pago de estabilización, ronda 5

Information in English

Julio 2024 – Junio 2025

Child Care Counts: Programa de Pago de Estabilización Ronda 5 es un programa de pago de 12 meses que se ejecuta desde julio de 2024 hasta junio de 2025. Una vez aprobados para los pagos, los proveedores elegibles pueden continuar recibiendo pagos mensuales continuos, lo que les brinda la estabilidad financiera que necesitan para permanecer abiertos, contratar y retener personal calificado y continuar brindando atención de alta calidad a los niños. 

¿Busca información sobre la Ronda 4? Visite la página web de Child Care Counts: Stabilization Payment Program Round 4. 

Consulte a continuación para obtener más información, que incluye:

• Solicitud/Actualización y Conteo de Semanas para la Ronda 5
• Vista previa de la quinta ronda 5
• Consulte el calendario del Child Care Counts para futuras semanas de recuento y solicitud.
• ¿Necesita ayuda? Consulte la información de contacto del acordeón a continuación.

Los detalles completos de la Ronda 5 estarán disponibles cuando se acerque el inicio de la misma.  

Ronda 5 (Julio 2024 – Junio 2025)

Últimas actualizaciones de la Ronda 5 

11/14/2024

Solicitud de noviembre - Preguntas

La solicitud de noviembre del programa  Cuidado Infantil Importa (Child Care Counts, en inglés): Programa de Pago de Estabilización incluirá algunas preguntas nuevas. El DCF y los legisladores usarán esta información para entender (1) el impacto de la reducción del 50% en los montos de pago del Programa de Estabilización de Cuidado Infantil Importa que comenzó en mayo de 2023; y (2) el impacto anticipado en su programa de cuidado infantil y comunidad si el financiamiento de Cuidado Infantil Importa termina en junio de 2025. Esta es también una oportunidad para que usted proporcione información para ayudar a informar a los posibles programas futuros para apoyar a los proveedores de cuidado infantil y fortalecer los programas. 

La información que proporcione no se utilizará para fines de auditoría o sanción y no afectará los montos de financiamiento de Cuidado Infantil Importa, la concesión de licencias, la calificación YoungStar ni la posición de su programa ante el DCF. Los resultados publicados no incluirán el nombre de su establecimiento ni ninguna otra información de identificación relacionada con su programa de cuidado infantil.

Gracias por proporcionar esta importante información, que será compartida con el liderazgo de DCF, la comunidad de proveedores, los responsables políticos y otras partes interesadas de la primera infancia. 

Estas preguntas sólo se utilizarán para recabar información.

• Esta información no se utilizará con fines de auditoría.
• No es necesario recopilar documentación sobre sus respuestas.
• Los resultados de las respuestas no se publicarán con el nombre de su centro ni con ningún dato identificativo relacionado con su cuidado infantil.
   

Consulte las preguntas de respuesta para saber qué preguntas se incluirán en la solicitud de noviembre. 

Resumen de la Ronda 5 (Overview of Round 5)

Pagos mensuales

La Ronda 5 del Programa de Pago de Estabilización de Child Care Counts es un programa de pago de doce meses que se ejecuta de julio de 2024 a junio de 2025. Una vez aprobados los pagos, los proveedores continuarán recibiendo pagos mensuales continuos si continúan cumpliendo con los requisitos de elegibilidad y cumpliendo con los términos y condiciones del programa. 

Registros requeridos de niños y del personal

Se deben cargar ciertos documentos de verificación junto con la solicitud inicial de la ronda 5 del Programa de Pagos de Estabilización. Los proveedores no pueden enviar una solicitud sin cargar los siguientes documentos:

• Programa A: Registros de asistencia infantil
• Programa B: Registros del personal (estado de empleo, estado a tiempo parcial/completo y salarios/tarifa de pago actuales) y Registros de asistencia infantil (si todavía no se habían cargado para el Programa A)

Actualizaciones mensuales requeridas

Una vez aprobados para los pagos, los proveedores deben actualizar/verificar la información de los niños y del personal, y volver a enviar su solicitud todos los meses para seguir siendo elegible para pagos continuos. Esto se hace durante la Semana de actualización mensual.  

Plazos límites para los gastos

Los fondos del programa Child Care Counts: Stabilization Payment Program (El Cuidado Infantil Importa: Programa de Pagos de Estabilización) deben gastar a los 120 días de la fecha de la carta de pago para el mes determinado. Los proveedores deben conservar la documentación sobre cómo se gastaron los fondos.

Proveedores abiertos

Los proveedores deben estar abiertos y ofreciendo cuidado a niños para ser elegibles para los pagos. Puede que se haga una excepción a este requisito para proveedores que cerraron temporalmente a causa de la exposición a la COVID-19. 

Programas A y B

Seguirán existiendo tanto el Programa A como el Programa B para Child Care Counts. 

Los pagos del Programa A seguirán basándose en la cantidad de niños ingresados en la solicitud e incluirán los mismos complementos para los proveedores elegibles: 

Monto adicional de Wisconsin Shares: para cada niño incluido en la solicitud que tuvo una autorización de Wisconsin Shares durante la semana de recuento.

El Programa B sigue centrado en apoyar la remuneración del personal, al tiempo que ofrece flexibilidad en el uso de los fondos para apoyar la contratación y la retención. El programa B seguirá consistiendo en:

• Cantidad base por personal: para cada personal elegible enumerado en la solicitud
• Monto del incentivo de calidad por personal: basado en la calificación de YoungStar, para cada personal elegible enumerado en la solicitud

Regresar a pagos mensuales basados en asistencia

Los pagos de la Ronda 5 se basarán en la cantidad de niños y personal ingresados en la solicitud cada mes para la Ronda 5. Los montos de los pagos pueden cambiar cada mes, dependiendo de la cantidad de personal y niños ingresados durante cada Semana de Actualización.

Solicitud inicial - Preguntas de comentarios

La solicitud inicial de la Ronda 5 del Programa de Pago de Estabilización de Child Care Counts incluirá algunas preguntas nuevas. El DCF utilizará esta información para comprender la cantidad de lugares de inscripción vacantes en programas de cuidado infantil en todo el estado e identificar las causas potenciales, así como los impactos en las familias y las comunidades. Esta también es una oportunidad para que usted brinde información que ayude a fundamentar posibles programas futuros para apoyar a los proveedores de cuidado infantil y fortalecer sus programas de cuidado infantil.

Estas preguntas de comentarios solo se utilizarán con fines de recopilación de información.

• Esta información no se utilizará con fines de auditoría.
• No es necesario recopilar documentación para sus respuestas.
• Calcule si no sabe la respuesta exacta a la pregunta.
• Los resultados de los comentarios no se publicarán con el nombre de su instalación ni con ninguna información de identificación relacionada con su cuidado infantil.

Estas preguntas solo deberán completarse una vez durante la Ronda de Estabilización 5. Aparecerán en la solicitud inicial de la Ronda 5 del proveedor.

Definición de la terminología (Definition of Terms)

Consulte a continuación la definición de la terminología que se usa para definir los diferentes períodos específicos y la forma en que se determinan los pagos para la segunda ronda 5 del Child Care Counts: Stabilization Payment Program (El Cuidado Infantil Importa: programa de pagos de estabilización).

Definición de la terminología: períodos específicos (Definition of Terms – Points in Time)

Consulte el Calendario de Child Care Counts (El Cuidado Infantil Importa) para ver todas las fechas que se indican a continuación. Los proveedores pueden agregar recordatorios a sus propios calendarios al hacer clic en “add to my calendar” (“agregar a mi calendario”).

Semana de solicitud (Application Week)

El plazo durante el cual los proveedores pueden solicitar el Child Care Counts Stabilization Payment Program (programa de pagos de estabilización de El Cuidado Infantil Importa).

• Esto sucede cuando la solicitud de Child Care Counts (El cuidado infantil importa) está abierta y disponible en el Child Care Provider Portal (Portal para proveedores de cuidado infantil). 
• Los proveedores que no hayan enviado previamente una solicitud pueden presentarla durante este período. 
• Los proveedores que no son elegibles, cuyas solicitudes fueron previamente denegadas o que abandonaron el programa pueden volver a presentar la solicitud durante este período.

Semana de actualización mensual (Monthly Update Week)

El plazo en el que los proveedores que presentaron una solicitud y que fueron aprobados para el mes anterior informan algún cambio o confirman la asistencia de los niños y el personal. 

• Una vez aprobados los fondos, los proveedores deben actualizar la asistencia de los niños y el personal todos los meses durante este período. 
• Por ejemplo, si un proveedor envió su solicitud y esta se aprueba en febrero, debe actualizar la información sobre los niños o el personal durante la Semana de actualización mensual en marzo y cada mes subsiguiente.

Semana de recuento (Count Week)

El período específico en el cual se recoge la información de los niños y el personal para hacer el cálculo de los pagos.

• Dura 2 semanas o 14 días.
• Será diferente para cada mes.
• Será especificada en cada solicitud en el Child Care Provider Portal (Portal para proveedores de cuidado infantil), y los proveedores deben actualizar los registros de asistencia de todos los niños o el personal para este período de tiempo todos los meses.

Días de revisión de los pagos (Payment Days)

Los días en que el DCF emite el pago de la ronda de Child Care Counts del mes.

Definición de la terminología: cómo se determinan los pagos (How Payments are Determined)

Plazo límite para los gastos (Spending Deadline)       
Todos los fondos del Child Care Counts Stabilization Payment Program (programa de pagos de estabilización de El Cuidado Infantil Importa) deben gastarse en un plazo de 120 días a partir de la fecha de la carta de pago del mes correspondiente. Se debe incurrir en esos gastos entre el 1 de julio de 2024 y los 120 días siguientes a la fecha de la carta de pago.

Monto por niño (Per-Child Amount)      
El monto de pago del Programa A por cada niño ingresado en la solicitud de la semana de recuento.

Monto adicional de Wisconsin Shares (Wisconsin Shares Add-on Amount) 
Monto de pago del Programa A entregado, además del monto por niño, por cada niño incluido en la solicitud que haya tenido una autorización de Wisconsin Shares durante la semana de recuento.

Monto básico por personal (Base Per-Staff Amount)

Monto de pago del Programa B por cada personal elegible a tiempo completo/parcial que figure en la solicitud.

Monto de incentivo de calidad por personal (Quality Incentive Per-Staff Amount)

Monto de pago adicional del Programa B basado en la calificación de estrellas de YoungStar por cada personal elegible a tiempo completo/parcial que figure en la solicitud.

Programa A (Program A)

Quién puede solicitarlo?

• Proveedores de cuidado infantil regulados
  • Centros grupales con licencia
  • Proveedores familiares con licencia
  • Proveedores certificados
  • Programas de escuelas públicas exentos de licencia

Requisitos de elegibilidad

• Estar regulado por las autoridades y al día durante la Semana de recuento, la Semana de solicitud, las Semanas de actualización mensual y los Días de revisión de los pagos
• Debe estar abierto y cuidando a niños de 0 a 12 años de edad (o menores de 19 años para niños con discapacidades) durante la semana del recuento identificada para cada mes
• Debe actualizar la información de asistencia de los niños y del personal cada mes después de la solicitud inicial
• Cumplir con los requisitos de verificación de antecedentes
• Cumplir con las reglas administrativas de salud y seguridad para los proveedores de cuidado infantil, como se describe en el Reglamento de cuidado infantil del DCF y cumplir con los requisitos de cualquier orden local
• Si mi programa tiene una deuda por el pago en exceso de Wisconsin Shares o Child Care Counts, debo cumplir con cualquier Acuerdo de reembolso financiero del DCF. Si no ha un Acuerdo, debo realizar pagos mensuales regulares para pagar la deuda. Si mi programa tiene una deuda remitida al Departamento de Hacienda (Department Of Revenue) para su cobro, no se me considerará en regla hasta que la deuda esté pagada en su totalidad.
• Aceptar los Términos y Condiciones del programa de pago

Uso permitido de los fondos

• Si recibo fondos para el Programa A - Prestación de oportunidades de cuidado infantil seguras, saludables y de alta calidad - acepto lo siguiente:
  • Usaré los fondos para respaldar los costos necesarios y razonables para mantener o mejorar el cuidado infantil de alta calidad.
  • Gastos operativos, necesarios para permanecer abiertos, incluidos, entre otros, pagos de la hipoteca, costos de alquiler/espacio, servicios públicos, seguros, impuestos relacionados con el negocio y nómina/beneficios
  • Gastos relacionados con la mitigación del riesgo de COVID-19, incluidos, entre otros, personal protective equipment (equipo de protección personal, PPE por sus siglas en inglés) y suministros de limpieza y sanitización
  • Materiales o suministros para mejorar el entorno y el plan de estudios del programa, y apoyos para el desarrollo social y emocional
  • Desarrollo profesional y/o educación continua
  • Costos adicionales para garantizar una programación de alta calidad
  • Servicios de salud mental para menores y empleados
  • Alivio de copagos y pagos de matrícula para las familias
    • Se le anima a dar prioridad a las familias que más necesitan ayuda financiera
    • Puede cubrir la matrícula y las tarifas que excedan el monto pagado por Wisconsin Shares
    • Los pagos de Wisconsin Shares a las familias no pueden ser reembolsados

Plazo de gastos

• Los fondos recibidos cada mes bajo este programa deben ser gastados dentro de los 120 días de la fecha de la carta de pago para el mes dado
• Los gastos no pueden haber sido ya financiados por un programa de DCF anterior o reembolsados por otra fuente de fondos estatal o federal
• Se debe incurrir en esos gastos entre el 1 de julio de 2024 y los 120 días siguientes a la fecha de la carta de pago.

Programa B (Program B)

¿Quién puede solicitar?

• Proveedores de cuidado infantil regulado
  • Centros grupales con licencia
  • Proveedores familiares con licencia
  • Proveedores con certificación 
  • Programas de escuelas públicas exentos de licencia

Requisitos de elegibilidad

• Estar regulado por las autoridades y al día durante la Semana de recuento, la Semana de solicitud, las Semanas de actualización mensual y los Días de revisión de los de actualización mensual posteriores
• Debe cuidar menores de 0 a 12 años(o  menos de 19 años en el caso de menores con discapacidades) durante la semana de recuento mensual
• Debe de actualizar la información de los menores y del personal cada mes después de la solicitud inicial.
• Debe cumplir con los requisitos de verificación de antecedentes. 
• Debe cumplir con las reglas administrativas de salud y seguridad para los proveedores de cuidado infantil, como se describe en el Reglamento de cuidado infantil del DCF y cumplir con los requisitos de cualquier orden local y, en la mayor medida posible, implementar políticas en línea con la orientación Centro para el Control de Enfermedades (CDC) para el cuidado infantil
• Si mi programa tiene una deuda por el pago en exceso de Wisconsin Shares o Child Care Counts, debo cumplir con cualquier Acuerdo de reembolso financiero del DCF. Si no ha un Acuerdo, debo realizar pagos mensuales regulares para pagar la deuda. Si mi programa tiene una deuda remitida al Departamento de Hacienda (Department Of Revenue) para su cobro, no se me considerará en regla hasta que la deuda esté pagada en su totalidad.
• Aceptar los Términos y Condiciones del programa de pagos

Uso permitido de los fondos 

Los fondos del Programa B deben utilizarse para cubrir los costos necesarios y razonables asociados a la contratación y retención de personal de alta calidad.

• Monto básico por personal debe utilizarse, para el objetivo de mantener o aumentar la compensación existente (salarios, bonificaciones o beneficios) por cada persona del personal incluida en la semana de recuento de ese mes.
• Monto de incentivo de calidad por personal (según el nivel de estrellas en YoungStar) debe utilizarse para una o más de las siguientes actividades: salarios, bonificaciones, beneficios, contratación, desarrollo profesional, formación del personal, becas u otros gastos de educación continua.

Plazo de gasto

• Los fondos recibidos cada mes en el marco de este programa deben gastarse en un plazo de 120 días a partir de la fecha de la carta de pago correspondiente al mes correspondiente.
• Los gastos no pueden haber sido financiados por un programa del DCF anterior ni reembolsados por otras fuentes de fondos estatales o federales.
• Se debe incurrir en esos gastos entre el 1 de julio de 2024 y los 120 días siguientes a la fecha de la carta de pago.

Cómo se determinan los pagos (How Payments are Determined)

Cada mes, se publicará información en la página Cómo se determinan los pagos para informar a los proveedores sobre cómo se determinaron los pagos para ese período de tiempo en particular.

Preguntas frecuentas (Frequently Asked Questions (FAQs))

Lea las preguntas frecuentes para obtener más información.

Cómo solicitar los programas de pagos (How to Apply)

Las solicitudes para el programa del Cuidado Infantil Importa: Programa de pagos de estabilización debe ser ingresado por medio del Portal del Proveedor de Cuidado de Ninos.

Guía de Solicitud para El Cuidado Infantil importa 

Esta guía provee instrucciones paso a paso para ingresar la solicitud de los dos programas de pago disponibles.

Portal del Proveedor de Cuidado de Niños 

• Si usted no tiene acceso al Portal del Proveedor de Cuidado de Niños, usted puede solicitar acceso siguiendo  estas instrucciones. Las instrucciones también están disponibles en este breve video.
• Recomendamos que usted agregue su solicitud por medio Portal del Proveedor de Cuidado de Niños. Esto le permitirá ver las oportunidades y en que paso se encuentra su solicitud de Programas de Pago

Si usted no puede obtener acceso al Portal del Proveedor, o elige no hacerlo, puede completar su aplicación por teléfono con el representante del DCF. Por favor envié un correo electrónico a DCFDECECOVID19CCPayments@wisconsin.gov. Incluya su nombre, numero de proveedor y el mejor momento para comunicarnos con usted. Si usted no puede enviar un correo electrónico, usted nos puede llamar al 608-535-3650. Por favor tenga en cuenta que es recomendado usar el correo electrónico, por que recibirá una respuesta más rápido.

Si necesita ayuda en español, por favor envíe un correo electrónico DCFDECECOVID19CCPayments@wisconsin.gov.

Recursos: Vídeos, guías y herramientas (Resources - Videos, Guides, and Tools)

Estos recursos lo ayudarán a obtener acceso al Portal de Proveedores de Cuidado Infantil, registrarse en FIS para depósito directo, cargar los documentos requeridos, enviar su solicitud del Cuidado Infantil Importa y más.

Recursos de solicitud (Application Resources)

Guía de solicitud

Esta guía proporciona instrucciones paso a paso para enviar su solicitud en el Portal de proveedores de cuidado infantil.

Guías de actualización (Update Guide)

Esta guía de actualización y el vídeo de actualización muestran instrucciones paso a paso para actualizar y volver a enviar su solicitud durante las semanas de actualización mensuales.

Cargar documentos en el Portal del proveedor de cuidado infantil (Uploading Documents to the Child Care Provider Portal)

Guía y vídeo con instrucciones para cargar documentos.

Modificación de una solicitud enviada

Este vídeo explica cómo modificar una solicitud enviada (antes de la fecha límite).

Guía de cierre temporal

Consulte esta guía para obtener instrucciones sobre cómo ingresar cierres temporales en la solicitud del Cuidado Infantil Importa.      

Recursos del Portal del Proveedor (Provider Portal Resources)

Acceso al Portal del Proveedor de Cuidado Infantil

Vea esta guía y video para obtener instrucciones sobre cómo solicitar acceso e iniciar sesión en el Portal del Proveedor de Cuidado Infantil.      

Recursos de Auditoría (Audit Resources)

Vídeo de capacitación de del Cuidado Infantil Importa – la auditoría y descripción general.

Esta es una visión general del proceso de auditoría y revisión. El idioma del audio es inglés, pero los subtítulos en español están disponibles.

Diagrama del proceso de auditoría del Cuidado Infantil Importa

Descripción paso a paso del proceso de auditoría de recuentos de cuidados infantiles DCF.

Guías de Referencia Rápida de Gastos y Verificación

Pagos A Ronda 5 and Pagos B Ronda 5 

Recursos para las herramientas de gastos (Spending Tool Resources)

Herramienta de Gastos para Ronda 5 - julio 2024 - junio 2025

La Herramienta de Gastos se recomienda para organizar y seguir cómo gasta los fondos del Cuidado Infantil Importa: Programa de Pagos de Estabilización Ronda 5. Para Ronda 5, escuchamos sus sugerencias y creamos dos opciones de herramientas de gasto para usted. Ahora puede elegir entre una hoja de cálculo que puede usar en Microsoft Excel o Hojas de cálculo de Google, o un documento que puede imprimir o usar en Microsoft Word o Google Docs.

• Descargue la Hoja de cálculo en Excel (una herramienta de gastos) para organizar sus gastos con cálculos integrados.
• Descargue el documento en Word (una herramienta de gastos) para imprimirlo o utilizarlo en un formato diferente.

Otros Recursos (Other Resources)

El Cuidado Infantil Importa: Módulo informativo del Programa de Pago de estabilización para proveedores

Un recurso comprensivo sobre el Cuidado Infantil Importa Programa de Pago.  La información presentada incluye cómo solicitar, qué esperar después de la solicitud, y más.

Encontrar el monto total de pagos del Cuidado Infantil Importa

Vea este video que le dará instrucciones paso a paso para encontrar los montos totales de pago del Cuidado Infantil Importa de una guardería infantil para cada programa de pago.

Verificación de Empleo y Salarios para Proveedores Familiares

Este formulario puede ser completado por proveedores familiares para verificar el empleo y los salarios. Esto también puede ser usado para el dueño/operador, y para el personal del proveedor familiar.

Calendario en línea

Vea este calendario en línea para conocer las fechas importantes relacionadas con el Cuidado Infantil Importa: Pago de Estabilización. Puede agregar fechas a su calendario personal utilizando esta herramienta.

Solicitud de revisión

Este documento se recomienda cuando se solicita una revisión de una denegación del Cuidado Infantil Importa. Consulte la sección Denegaciones y proceso de revisión de las Preguntas frecuentes para obtener más información.

Cómo cambiar los subtítulos de video del inglés al español

Esta guía proporciona instrucciones sobre cómo cambiar los subtítulos de video del inglés al español. Nota: la narración permanecerá en inglés y puede leer los subtítulos en español.

Comprobante de remesa: formulario de pago de estabilización de recuentos de cuidado infantil voluntario 

Si un proveedor no puede gastar un pago de Child Care Counts dentro del plazo de gasto, los fondos no utilizados de Child Care Counts deben devolverse inmediatamente al DCF. Recuerde, los fondos de Child Care Counts se pueden utilizar para cubrir gastos elegibles incurridos entre el julio de 2024 y 120 días a partir de la fecha de la Carta de pago. Los proveedores pueden revisar sus costos para identificar dónde se pueden utilizar estos fondos. 

Para la devolución inmediata de los fondos de Child Care Counts, envíe por correo un cheque personal, un cheque de caja o un giro postal a la dirección que aparece a continuación con el nombre del proveedor, el número de proveedor, el número de ubicación, la ronda de Child Care Counts y el programa que se devuelve. Incluya este comprobante de envío con su pago: 
Oficina de Administración de Subsidios de Cuidado Infantil

Bureau of Child Care Subsidy Administration

Attention: Operations Program Associate
PO Box 8916 
Madison, WI 53708-8916

Recursos de FIS (FIS Resources)

Guia de FIS

Esta guía proporciona información sobre cómo configurar una cuenta con Fidelity National Information Services (FIS). También encontrará orientación sobre cómo actualizar la información de su cuenta bancaria y restablecer su contraseña.

Si está aprobado para el pago del Cuidado Infantil Importa y desea recibir su pago más rápido a través del depósito directo (ACH), se recomienda que se registre en FIS si aún no tiene una cuenta configurada.

Si usted es un proveedor existente que actualmente recibe pagos de ACH y necesita actualizar la información de su cuenta bancaria, comuníquese con FIS Merchant Services al Merchant.Services.Support-fisglobal.com o al 1-800-894-0050 para obtener un Formulario de cambio bancario.

Si no tiene una cuenta con FIS, sus pagos del Cuidado Infantil Importa tardarán más en llegar a usted, ya que se enviarán por cheque desde DCF. Si tiene alguna pregunta sobre cómo registrarse en FIS, comuníquese con el centro de llamadas del Cuidado Infantil Importa para obtener ayuda.

Si necesita ayuda o tiene preguntas sobre el programa de pago del Cuidado Infantil Importa, por favor comuníquese con el Centro de Llamadas del Cuidado Infantil Importa al DCFDECECOVID19CCPayments-wisconsin.gov. Si no puede enviar un correo electrónico, puede llamar y dejar un mensaje detallado al 608-535-3650. El horario del centro de llamadas es de 8 a.m. a 4:30 p.m. de lunes a viernes.

NOTA: Se recomienda enviar un correo electrónico para obtener una respuesta más rápida.

Cuando se ponga en contacto con el centro de llamadas, incluya su nombre, el nombre del centro, el número del proveedor y la pregunta detallada.

Proceso de Auditoría y Revisión (Audit and Review Process)

Recursos - Proceso de Auditoría y Revisión

Video de Capacitación de Auditoría y Descripción General del Cuidado Infantil Importa 

Esta es una descripción general del proceso de auditoría y revisión. El audio está en inglés, pero hay subtítulos en español disponibles. 

Diagrama de flujos para el proceso de la Auditoría del Cuidado Infantil Importa

Descripción general (paso a paso) del proceso de auditoría de DCF Child Care Counts.

Guía de carga y carga de video

Instrucciones sobre cómo cargar documentos en el Portal para Proveedores del Cuidado Infantil.

Herramienta de gasto (de Excel) y Video de capacitación para hojas de cálculo y la herramienta de gasto. 

Esta herramienta se recomienda para organizar y rastrear cómo gasta sus fondos de Child Care Counts. 

Acceso a la Guía y el video del Portal para Proveedores del Cuidado Infantil. 

Estos dos recursos proporcionan instrucciones sobre cómo acceder al Portal para Proveedores del Cuidado Infantil.

Términos y condiciones para el Programa de Pago de Estabilización de Recuentos de Cuidado Infantil

El DCF realiza el monitoreo y las auditorías del programa el Cuidado Infantil Importa. ¿Qué incluye el monitoreo?

Monitoreo: El DCF exige a los proveedores que incluyan en sus solicitudes los nombres de los niños que asisten a su programa y del personal que tienen empleado. Estos nombres deben actualizarse todos los meses con el objetivo de reflejar los niños que asisten al programa y el personal que en esos momentos provee el cuidado infantil. La información de los niños/personal se guardará y será objeto de seguimiento para monitorear los cambios mensuales que se produzcan.

Documentación: El DCF también exige que, durante la solicitud inicial, los proveedores carguen la documentación de asistencia y los detalles de empleo del personal con el que cuentan. Si bien no es necesario que esta información se cargue todos los meses, si se agrega un número significativo de niños nuevos a su programa, se necesitarán registros adicionales para verificar que esos niños asisten al programa. Para incorporar a miembros del personal, los proveedores deben cumplir con los requisitos de verificación de antecedentes para cuidados infantiles para agregarlos a la lista del personal del Portal de proveedores de cuidado infantil.

Auditorías del DCF: El DCF realiza las auditorías del programa El Cuidado Infantil Importa. Este proceso incluye una auditoría de los detalles de la solicitud y la documentación cargada, además de la solicitud de documentación que muestre cómo se gastaron los fondos. El proceso de auditoría se usa tanto para confirmar que los proveedores recibieron fondos suficientes como para verificar que los fondos se usaron según lo establecido en los Términos y condiciones. El hallazgo de un mal uso de los fondos, la presentación de información inexacta o la no presentación de documentos podría resultar en la devolución de fondos.

Revisiones del DOA: El Departamento de Administración (DOA) también debe realizar revisiones del programa El Cuidado Infantil Importa. Ellos evaluarán lo informado en las solicitudes, la documentación cargada, el cálculo de los fondos otorgados y el gasto de los fondos. Estas revisiones se llevan a cabo para asegurar de que el DCF ha delineado un programa consistente que sigue las regulaciones federales. Para garantizar que el saldo de los fondos es exacto y está actualizado, el DCF también tiene que proveer registros de los fondos otorgados y los fondos recaudados por concepto de pagos en exceso.

Revisiones de la LAB: Oficina de Auditoría Legislativa también realizará revisiones del programa El Cuidado Infantil Importa. Ellos monitorearán el diseño del programa, los detalles de la solicitud y los documentos que se hayan cargado, además de solicitar documentos adicionales, revisar la auditoría del DCF, revisar el proceso de pago en exceso y rastrear los fondos. Esta revisión garantiza que el DCF mantenga la integridad del programa.

¿Qué incluye una auditoría del Cuidado Infantil Importa por parte del DCF?

Las auditorías del Cuidado Infantil Importa por parte del DCF tienen dos partes:

Revisión de la elegibilidad: El DCF revisará los detalles de la solicitud y verificará que los documentos cargados respalden lo informado en dicha solicitud. Puede que se soliciten registros adicionales. Si se descubre que los niños o el personal no eran elegibles o no pudieron ser verificados de acuerdo con lo establecido en los Términos y condiciones, dichas discrepancias pueden dar lugar a un pago en exceso.

Revisión de los gastos permitidos: El DCF solicitará documentación para verificar cómo se gastaron los fondos. Los proveedores deben demostrar que los fondos se gastaron dentro del plazo de 120 días y verificar que los gastos cumplan con las pautas de cada programa descritas en los Términos y condiciones. La existencia de fondos no gastados o la no presentación de los debidos recibos puede dar lugar a un pago en exceso.

¿Cómo me notificarán si me eligen para algún tipo de auditoría o revisión?

Todos los proveedores que participan en el Programa El Cuidado Infantil Importa están sujetos a una auditoría del DCF, una revisión del DOA o una revisión de la LAB. Los proveedores elegidos para una auditoría o revisión recibirán un aviso por escrito.

En este aviso se indicará quién llevará a cabo la revisión o auditoría. También incluirá detalles sobre:

• La información solicitada
• La fecha en que se debe presentar la información
• Dónde y cómo presentar la documentación solicitada 
• Un número de contacto para canalizar preguntas o acceder a asistencia adicional

¿Cuánto tiempo dura una auditoría o revisión de Child Care Counts?

Los proveedores cuentan con un plazo mínimo de 2 semanas para presentar la documentación requerida. Se espera que esta documentación se cargue en el Provider Portal (Portal para proveedores).

Una vez que la documentación está completa, se podrá comenzar la auditoría o revisión. Este proceso de revisión dura aproximadamente entre 30 y 90 días.

¿Cómo selecciona el DCF a los proveedores o aplicaciones que va a auditar? 

El DCF tomará una muestra aleatoria del 3% de las solicitudes enviadas para someterlas a una auditoría o revisión. Los proveedores recibirán un aviso de revisión o auditoría por escrito a través del Provider Portal (Portal para proveedores) de Cuidado Infantil y además se les enviará a través del correo postal de EE. UU.

Nota: Un mismo proveedor puede ser seleccionado para más de una auditoría o no ser seleccionado en absoluto. Cada vez que se tome una muestra aleatoria, esta incluirá a todos los proveedores que hayan presentado solicitudes. Los proveedores que ya fueron auditados o revisados pueden ser seleccionados nuevamente. 

¿Qué información adicional se puede solicitar?

Cada revisión o auditoría analizará la información correspondiente a un período específico, que se indicará en el aviso de revisión. Los documentos solicitados respecto al período indicado pueden incluir:

• Registros de asistencia 
• Registros e información del personal
• Recibos de los fondos gastados

¿Cuánto tiempo debo conservar los documentos asociados a mi solicitud?

De acuerdo con los Términos y Condiciones y para fines de revisión o auditoría, El DCF se reserva el derecho de solicitar documentación sobre el uso de esos fondos hasta cinco (5) años después de que usted haya recibido los fondos.

Nota: Incluso en el caso de ser revocado, suspendido o denegado, o cierra voluntariamente su programa o este cambia de propietario, se le puede solicitar acceso a los registros relacionados con el Cuidado Infantil Importa) y debe otorgarlos. No proveer la documentación requerida durante el período de revisión de 5 años puede dar lugar a un pago en exceso de esos fondos.

¿Qué debo presentar para demostrar cómo se gastaron los fondos?

Algunos ejemplos de documentación son, entre otros, los siguientes:

• Estados de cuentas de alquiler o espacio
• Estados de cuenta de servicios públicos
• Registros de nómina y beneficios
• Documentación sobre el alivio de la matrícula o el copago para las familias
• Gastos para el apoyo de la salud mental de las familias, el personal y los niños
• Facturas y/o recibos originales de compras de materiales/suministros incluidos, entre otros:
  • EPP, suministros de limpieza y sanitización, y todos los demás materiales y servicios relacionados con la mitigación del riesgo de COVID-19
  • Materiales y suministros para mejorar el entorno y/o el plan de estudios del programa, y apoyos para el desarrollo social y emocional
  • Suministros educativos y materiales de aprendizaje

¿Cómo presento la documentación?

La documentación debe cargarse en la sección Documentos de integridad del programa del Provider Portal (Portal para proveedores) de Cuidado Infantil. 

1. Iniciar sesión al Portal de Proveedores y acceder página (web) de la COVID-19 Payments (Pagos de COVID-19)
2. Seleccione el mes y el programa (como se indica en su aviso de auditoría; por ejemplo, el Programa A de noviembre)
3. Seleccione la sección Documentos de integridad del programa.
4. Elija la descripción adecuada en las opciones desplegables para el tipo de documentación que se está enviando

Las opciones enumeradas en el menú desplegable son las siguientes: 

Programa A

• Programa A: Costos adicionales que garantizan una programación de alta calidad 
• Programa A: Registros de asistencia
• Programa A: Copago/Alivio de matrícula 
• Programa A: Servicios de salud mental 
• Programa A: Mitigación del riesgo de Covid-19, suministros, materiales 
• Programa A: Gastos de operación 
• Programa A: Desarrollo profesional/Educación continua
• Herramienta de gasto

Programa B

• Programa B – Calidad: Desarrollo profesional y reclutamiento  
• Programa B – Calidad: Nómina existente, aumento salarial, bonificación, beneficios 
• Programa B – Base de personal: salarios, bonificaciones, beneficios
• Herramienta de gasto

Consulte la Guía de carga y Cargar vídeo para ayudarle con el proceso de carga. 

No estoy seguro de qué categoría seleccionar al enviar mi documentación. ¿Puedo cambiar la categoría que seleccioné o seré penalizado por seleccionar la categoría incorrecta?

No. No puede cambiar la descripción de la categoría una vez que haya cargado la documentación. No serás penalizado por subir documentación a la categoría incorrecta. Estas descripciones y categorías están diseñadas para ayudar a los proveedores con el proceso de carga de documentos.

¿Qué pasa si cargo documentación incorrecta, información incompleta o no logro cargar información adicional? 

Alguien del DCF se comunicará con usted para informarle del error y le pedirá que cargue los documentos requeridos. Su respuesta tendrá un plazo establecido para asegurar que no se aplique un pago en exceso.

Si detecta un error en su documentación, puede cargar el documento correcto en su portal en cualquier momento. No podrá eliminar ningún documento cargado por error. Si tiene preguntas, puede comunicarse con el centro de llamadas de Child Care Counts.  

¿Qué pasa si no logro gastar los fondos en los 120 días?

Si un proveedor no logra gastar un pago del Cuidado Infantil Importa) dentro del período establecido, los fondos del Child Care Counts (El Cuidado Infantil Importa) que no se utilizan deben devolverse de manera inmediata al DCF. Recuerde, los fondos del Child Care Counts (El Cuidado Infantil Importa) se pueden usar para cubrir los gastos elegibles incurridos entre el 1 de febrero de 2024 y 120 días a partir de la fecha de la carta de pago. Los proveedores pueden analizar sus costos para identificar dónde pueden aplicar esos fondos. 

Para la devolución inmediata de los fondos del Cuidado Infantil Importa, envíe un cheque personal, cheque de caja o giro bancario con el nombre del proveedor, el número de proveedor, el número del programa y la ronda de pagos del Cuidado Infantil Importa que está devolviendo a la dirección que se indica a continuación.

Bureau of Child Care Subsidy Administration
Attention: Operations Program Associate
PO Box 8916
Madison, WI 53708-8916

Términos y Condiciones (Terms and Conditions)

Lea los Términos y condiciones de Child Care Counts: Programa de pago de estabilización Ronda 5.

Los datos de contacto (Contact Information)

Si necesita ayuda o tiene preguntas sobre el programa de pagos El Cuidado Infantil Importa, por favor comuníquese con el Centro de llamadas del Cuidado Infantil Importa por correo electrónico a DCFDECECOVID19CCPayments@wisconsin.gov.

Si no puede enviar un correo electrónico, puede llamar y dejar un mensaje detallado al 608-535-3650.

Por favor tenga en cuenta, sea preferible enviar un correo electrónico para recibir una respuesta más rápida. 

Al ponerse en contacto con el Centro de llamadas, incluya su nombre, nombre del programa, número de proveedor y pregunta detallada.

El horario del centro de llamadas del Cuidado Infantil Importa de 8 a.m.-4:30 p.m. lunes – viernes.

AVISO IMPORTANTE! 

Los programas de Child Care Counts son programas de pago por tiempo limitado diseñados para proporcionar asistencia a los proveedores de cuidado infantil en respuesta a la emergencia de salud pública COVID-19. No se trata de subpremios como se define ese término en 45 CFR 75 y reglamentos federales relacionados.